国宾来访时的欢迎宴会，除邀请代表团人员外，不可适当邀请有关使馆人员，并请我方有关负责人出席作陪;驻外使节举行国庆招待会，应按当地习惯邀请驻在国领导人、有关部门负责人、社会知名人士、友好人士以及外交使团人员等。这种招待会应以邀请官方中上层人士为主。

　　宴会时间的选定，应以主客双方的方便为合适。驻外机构举行邀请驻在国领导的人的活动，应同对方礼宾部门商定时间，注意不要选择对方重大的节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号;伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请的时间，应首先征询主要客人的意见，主宾同意后再约请其他宾客。

　　宴会地点的选择，官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆饭店的大厅举行。其余按活动性质、规模大小、宴请方式及实际可能选定。

　　宴请活动一般均先发请柬。这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘的作用。除了宴请临时来访人员，时间紧促的情况以外，宴会请柬一般应在二三周前发出，至少亦应提前一周，太晚了不礼貌。有的人甚至因此拒不应邀。已经口头邀约好的也不以补送请柬备忘为好。可在请柬一角“备忘(to remind)”字样。

　　国际上通常做法，如邀请夫妇二人，可只合发一张请柬。

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